L’environnement de travail à distance est différent de celui du bureau. Des environnements différents nécessitent des systèmes de communication différents. Un système de communication adapté à la réalité du travail à distance peut apporter des avantages incroyables : une productivité (encore) meilleure, un avantage concurrentiel à long terme et, par-dessus tout, un bien meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
La communication écrite asynchrone est l’outil le mieux adapté au travail à distance. Nous sommes tellement habitués à discuter au bureau, à attendre des réponses immédiates dans le chat du travail et à avoir des réunions toute la journée, que nous avons essayé de reproduire cela à la maison avec Zoom et Slack.
S’écrire sur Slack en espérant des réponses immédiates ou organiser plusieurs réunions Zoom chaque jour sera un échec à long terme pour le travail à distance.
Les chats et les appels vidéo sont problématiques
Utiliser des chats synchrones tels que Slack ou Microsoft Teams n’est pas comme parler à un coéquipier assis à côté de vous :
- Il est plus difficile de prendre l’initiative. Lorsqu’il s’agit d’un coéquipier à côté de vous, il est bien plus facile de parler que de taper une question. Cela conduit à ce que les choses rapides et faciles traînent plus longtemps que nécessaire parce que le coéquipier essaiera d’abord de résoudre le problème lui-même.
- C’est trop facile de prendre l’initiative. Quand il s’agit d’une personne d’un autre service, au bureau, il va généralement d’abord vérifier auprès de ses propres collègues. Mais maintenant, c’est aussi simple de s’adresser directement à la source. Vous serez donc spammé.
- Tout le monde s’attend à une réponse immédiate. C’est un chat. Il est conçu pour nous donner un sentiment d’urgence. Même si ce n’est pas vraiment urgent.
- Vous perdrez votre historique. Même si vous investissez du temps pour expliquer un concept de l’entreprise à quelqu’un dans le chat, il n’est enregistré nulle part de manière organisée ou détectable. Il sera perdu dans les journaux de chat. Bientôt, vous vous retrouverez à expliquer à nouveau les mêmes choses.
- Cela favorise le secret. Les gens sont naturellement timides et préfèrent ne pas montrer leur « faiblesse » aux autres membres de l’équipe. Ils garderont donc leurs questions et leurs mises à jour principalement dans des chats privés ou des salles privées.
Les réunions vidéo posent également problème :
- Une seule personne peut parler à la fois. En réalité, plusieurs personnes peuvent parler et tout le monde pourra comprendre. Il s’agit d’une limitation logicielle.
- Pas de discussions en aparté. En réalité, lors de grandes réunions, vous pouvez chuchoter quelque chose à un sous-groupe de personnes présentes à la réunion. Vous ne pouvez pas faire cela dans les réunions vidéo.
- Tout cela donne l’impression que les réunions vidéo ressemblent davantage à des conférences. Une véritable discussion est plus difficile à animer (mais pas impossible).
- Les appels vidéo sont fatigants. La caméra est focalisée sur votre visage et tout le monde vous voit en permanence. Vous ne pouvez pas perdre le fil ou vous éloigner pour reposer votre esprit.
La communication synchrone est problématique
Même si nous mettons de côté les outils spécifiques que sont les chats et les appels vidéo, nous sommes toujours confrontés aux problèmes sous-jacents de la communication synchrone, c’est-à-dire une communication qui s’attend à ce que les autres participants répondent dans un laps de temps très limité.
Avoir cette attente favorise une mauvaise culture du travail et limite votre flexibilité.
Lorsque tout le monde doit être disponible à tout moment, le coût d’interrompre quelqu’un et d’obtenir une réponse immédiate est inférieur à celui de chercher soi-même une réponse. Que ce soit dans la documentation tierce ou dans la documentation interne de l’entreprise.
C’est-à-dire, si la documentation interne existe. Puisque tout le monde s’attend de toute façon à être interrogé sur certaines choses, pourquoi faire l’effort de documenter correctement quoi que ce soit ?
La planification est un autre problème. La plupart des gens ne planifient pas leurs tâches en profondeur à l’avance. Ils préfèrent définir l’objectif final et découvrir les problèmes et les détails au fur et à mesure. Ils savent qu’ils ne seront jamais bloqués et que les gens répondront à leurs questions à temps.
Cela crée une culture d’interruptions dans l’organisation. Cette culture s’auto-alimente si profondément que l’organisation ne peut pas vraiment fonctionner sans interruption. Puisque l’organisation dans son ensemble dépend de cela, cela fait partie de la culture. Une fois que vous avez une culture d’interruptions, même le meilleur communicateur du monde ne sera pas en mesure de la changer.
La flexibilité du temps de travail sera également altérée. Comme tout le monde dépend de la disponibilité des autres pour faire face aux interruptions de la journée de travail, vous avez une journée de travail.
Vous devez être en phase avec les horaires de travail de chacun. Vous renoncez ainsi à la possibilité d’une réelle flexibilité du temps de travail.
Vous travaillez à la maison et vous rêvez d’aller chercher vos enfants à midi, de passer du temps avec eux et de retourner travailler plus tard dans la soirée ? Oubliez ça. Vous allez très vite vous retrouver coincé sur quelque chose et personne ne sera là pour vous. Sans parler du fait que vous allez mettre vos collègues dans l’embarras car vous ne répondrez pas à leurs questions l’après-midi.
Le travail à distance est également hors de question. Il est impossible de réunir des membres d’équipe des États-Unis, d’Europe et d’Inde ensemble alors que vous avez besoin que tout le monde soit disponible en même temps.
L’écriture asynchrone peut résoudre ce problème
Écrire intentionnellement pour une communication asynchrone peut résoudre tous les problèmes mentionnés ci-dessus.
L’écriture asynchrone est différente des messages de chat. Elle dure plus longtemps, cible un public plus potentiel et est facile à découvrir.
Pour vivre plus longtemps, le texte doit tenir compte d’un contexte plus large de lecteurs. Alors que les conversations ne prennent souvent en compte qu’un ou deux lecteurs qui ont le contexte pour comprendre ce dont vous parlez, le texte à longue durée de vie doit prendre en compte l’ensemble du groupe de lecteurs potentiels. Maintenant et à un moment donné dans le futur.
Pour que le texte soit plus durable et qu’il puisse toucher un public plus large, il doit prendre en compte moins de contexte de lecture préexistant. Les messages de chat ciblent un ou deux lecteurs, à un moment précis. Ils supposent donc que ces lecteurs ont le contexte actuel qui leur sera clair spécifiquement.
L’écriture asynchrone ne suppose pas de contexte personnel spécifique ni de connaissance des événements « actuels ». Étonnamment, cela ne rend pas nécessairement le texte plus long ou plus difficile à écrire.
À titre d’exemple, nous considérons un scénario dans lequel nous avons un problème de base de données dans notre équipe dans lequel l’instance MySQL échoue occasionnellement en raison d’erreurs de mémoire insuffisante. En écrivant uniquement pour votre équipe, ils savent quel est le problème maintenant et de quelle base de données il s’agit. D’autres, peuvent ne pas savoir quelle base de données a le problème (disons que vous utilisez également mongodb quelque part) et ne savent pas quel est le problème.
Un message suffisant pour un contexte de chat qui ne durera pas longtemps pourrait être : « Je vais réparer la base de données aujourd’hui ». L’équivalent textuel asynchrone consisterait à enregistrer le problème dans un système, à le marquer comme « en cours d’exécution » pour aujourd’hui avec le texte « Problème de mémoire insuffisante MySQL ».
Le texte n’est pas plus long, mais il contient tout le contexte dont un étranger pourrait avoir besoin pour comprendre ce qui se passe sans avoir besoin de contacter quelqu’un pour demander « Sur quelle base de données avons-nous un problème ? » « Quel est le problème ? » « Depuis quand le savons-nous ? » « Qui est dessus ? » etc. etc.
La découvrabilité est l’autre élément essentiel de ce système de communication. Vos écrits doivent être facilement découvrables par tous ceux qui pourraient en avoir besoin à l’avenir.
S’appuyer sur la recherche en texte intégral n’est généralement pas une bonne idée. Vous devez mettre en place un système d’organisation. Où vont les descriptions des tâches ? Où vont les documents de conception du système ? Se trouvent-ils tous au même endroit ou par projet ? Ou peut-être par département dans les grandes organisations ?
Chaque entreprise possède un système, généralement guidé par le partage de ses connaissances. Que ce soit Jira, Basecamp, Monday ou autre. Il faut juste s’assurer que le système est cohérent et suffisamment rigoureux pour que les nouveaux membres d’un projet puissent découvrir par eux-mêmes tout ce dont ils ont besoin.
Prenons ici aussi l’exemple du problème MySQL. Supposons qu’un nouveau membre de l’équipe se voit confier la tâche. La tâche est marquée par les balises « base de données » et « infrastructure ». Il peut suivre la balise « base de données » pour rechercher les tâches récentes effectuées et voir s’il existe des suspects évidents.
Il n’en trouve aucune, alors il décide de vérifier si un analyste de données n’a pas fait quelque chose d’étrange. Il consulte la liste des tâches des équipes d’analystes de données et trouve l’étiquette « nouveau tableau de bord ». Cela semble être une bonne piste, il découvre qu’une nouvelle tâche de tableau de bord a été effectuée le jour où le problème a commencé.
Il doit maintenant consulter ce tableau de bord, mais il utilise un système de visualisation qu’il ne connaît pas. Il se rend sur le wiki de l’équipe de données, où il trouve un document sur « comment nous utilisons notre système de visualisation ». Il configure ses identifiants et accède aux requêtes.
Vous voyez où je veux en venir. Lorsque tout est facilement accessible et évident, vous pouvez vous concentrer sur la tâche elle-même sans interrompre le flux. Imaginez un scénario dans lequel, à chaque étape, vous devez vous arrêter et demander à quelqu’un :
- Josh de mon équipe : « Hé, quelqu’un a fait quelque chose à la base de données récemment ? »
- Dani de l’équipe de données : « Hé, avez-vous lancé ou modifié une requête lourde récemment ? »
- Ramon de l’infrastructure de données : « Hé, comment utilisons-nous notre outil de visualisation pour modifier un tableau de bord ? »
Dans ce cas, vous dépendez de la disponibilité des autres et de la capacité à mémoriser toutes les réponses. Votre flux est constamment interrompu sans aucun moyen de progresser avant d’obtenir des réponses. Vous ne pouvez pas vous concentrer sur un horaire de travail flexible, car vous devez avoir tous les membres de l’équipe constamment disponibles.
Points clés à retenir
Dans cet essai, j’ai expliqué pourquoi, à mon avis, la communication synchrone telle que nous la pratiquons au bureau n’est pas optimale pour le travail à distance. J’ai ensuite démontré comment la communication asynchrone par écrit peut résoudre la plupart des problèmes de communication synchrone.
- La communication synchrone à distance repose sur les chats et les appels vidéo, deux outils de communication de qualité inférieure qui tentent d’imiter les conversations de bureau. Mais ce n’est pas le cas.
- La communication synchrone est fatigante, répétitive et supprime la plupart des avantages du travail à distance (tels que les horaires flexibles, l’embauche dans le monde entier, etc.)
- La communication asynchrone permet une découverte de soi sans interruption :
- Vous pouvez continuer votre flux sans attendre que quelqu’un vous donne des détails
- Vous pouvez accéder à une session de « concentration profonde » sans changer de contexte, ce qui permet une meilleure productivité
- Vous pouvez travailler à tout moment, puisque vous ne dépendez de personne immédiatement
- La communication asynchrone préserve mieux les connaissances de l’entreprise :
- Vous avez des traces écrites de tout
- Les tutoriels et les guides sont constamment peaufinés, afin que les gens ne perdent pas de temps sur la même chose deux fois
- Vous disposez d’un seul endroit pour acquérir des connaissances par écrit, au lieu de connaissances privées dans des appels privés ou dans une salle de discussion qui sont perdues peu de temps après
Mise à jour: Une discussion intéressante à ce sujet a commencé en actualités des hackers
Cet article a été initialement publié sur https://snir.dev/blog/remote-async-communication
